Serviceangebote

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in unserer ERP-Lösung Serviceangebote erstellen und verwalten können. Ein Serviceangebot dient als Vorstufe eines Serviceauftrags und ermöglicht es Ihnen, dem Kunden vor dem eigentlichen Auftrag eine Übersicht über die zu erwartenden Leistungen und Kosten zu senden. Dieses Kapitel ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Serviceangebot anlegen
  • Serviceangebot für Serviceartikel anlegen
  • Serviceangebot für Kontakt anlegen
• Serviceangebot drucken
• Serviceangebot in Serviceauftrag verschieben
• Serviceangebot archivieren

Serviceangebot anlegen

Sie können in unserer ERP-Lösung Serviceangebote erstellen und darin sämtliche Informationen bezüglich der Serviceartikel, Serviceleistungen sowie voraussichtlicher Arbeitszeiten angeben. Diese Angaben können später in einen Serviceauftrag übernommen werden. In den folgenden Abschnitten wird erklärt, wie Sie Serviceangebote für Serviceartikel und Kontakte (Debitoren) erstellen können.

Serviceangebot für Serviceartikel anlegen

Sie können Serviceangebote für bestimmte Serviceartikel erstellen und dadurch die Informationen der Serviceartikelkarte direkt übernehmen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie den Serviceartikel aus, zu dem Sie ein Serviceangebot anlegen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu > Neues Serviceangebot.
• Der Serviceassistent wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus, z. B. SERVICE.

• Optional Wählen Sie im Feld Rech. an Deb.-Nr. den gewünschten Debitor aus, wenn die Rechnung für den späteren Serviceauftrag an einen anderen Debitor gesendet werden soll.
• Klicken Sie auf OK.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das neu erstellte Serviceangebot zu öffnen.
• Einige Felder in den Inforegistern Allgemein und Zeilen wurden vom System automatisch anhand der entsprechenden Angaben auf der Serviceartikelkarte ausgefüllt.
• Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
• Tragen Sie im Feld Angebot gültig bis ein Gültigkeitsdatum für das Serviceangebot ein.
• Navigieren Sie zum Infoboxregister Problembemerkungen.
• Klicken Sie dort auf Problembemerkungen > Bearbeiten.
• Tragen Sie eine Problembeschreibung ein.
• Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
• Optional Füllen Sie die restlichen Felder in den Infoboxregistern sowie im Inforegister Allgemein nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.

Hinweis

Um mehrere Serviceartikel des gleichen Debitors hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Inforegister Zeilen in der Spalte Serviceartikelnr. in ein leeres Feld und anschließend auf das Auswahlfeld.
• Eine Liste der Serviceartikel des Debitors wird angezeigt.
• Wählen Sie mit STRG+LINKSKLICK beliebig viele Serviceartikel aus.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
• Die Arbeitskarte des Serviceartikels wird geöffnet. Die Felder im Inforegister Allgemein wurden automatisch vom System mit den Informationen des Serviceartikels ausgefüllt.
• Optional Füllen Sie die restlichen Felder des Inforegisters Allgemein nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie auf der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
• Tragen Sie hier die für den Service benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten ein. Alle wichtigen Informationen zum Ausfüllen der Arbeitskarte finden Sie hier. Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.
  • Optional Vervollständigen Sie die Angaben nach Bedarf.
  • Optional Um Kunden Alternativen anzubieten, klicken Sie in die gewünschte Zeile und anschließend in der Menüleiste auf Zeile > Als Alternativ-Position markieren.
• Optional Um einen Rabatt auf das gesamte Serviceangebot zu gewähren, geben Sie den gewünschten Prozentwert in das Feld Rechnungsrabatt in % oder den gewünschten Festbetrag in das Feld Rechnungsrabattbetrag (EUR) ein.

Tipp

Alternativ können Sie ein Serviceangebot auch für einen Debitorenserviceartikel anlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Debitoren über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie den Debitor aus, für den Sie ein Serviceangebot erstellen möchten.
• Navigieren Sie zum Infoboxregister Debitorenserviceartikel.
• Wählen Sie mit STRG+LINKSKLICK den/die gewünschten Serviceartikel aus.
• Klicken Sie auf Debitorenserviceartikel > Serviceangebot erstellen.
• Fahren Sie anschließend ab dem Serviceassistenten mit den oben beschriebenen Schritten fort.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot für einen Serviceartikel angelegt und die zugehörige Arbeitskarte ausgefüllt.

Serviceangebot für Kontakt anlegen

Sie können Serviceangebote für einen bestimmten Kontakt und dessen Serviceartikel erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Kontakte über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie den Kontakt aus, für den Sie ein Serviceangebot anlegen möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Serviceangebot erstellen.
• Der Serviceassistent wird angezeigt.
• Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus, z. B. SERVICE.
• Die Felder Debitorennr., Debitorenname, Rech. an Deb.-Nr. und Rechn. an Name werden vom System automatisch anhand der entsprechenden Angaben auf der Kontaktkarte ausgefüllt.
  • Optional Wählen Sie im Feld Rech. an Deb.-Nr. den gewünschten Debitor aus, wenn die Rechnung für den späteren Serviceauftrag an einen anderen Debitor gesendet werden soll.
• Klicken Sie auf OK.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das neu erstellte Serviceangebot zu öffnen.
• Einige Felder im Inforegister Allgemein wurden vom System automatisch anhand der Angaben auf der Kontaktkarte ausgefüllt.
• Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
• Tragen Sie im Feld Angebot gültig bis ein Gültigkeitsdatum für das Serviceangebot ein.
• Navigieren Sie zum Infoboxregister Problembemerkungen.
• Klicken Sie dort auf Problembemerkungen > Bearbeiten.
• Tragen Sie eine Problembeschreibung ein.
• Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
• Optional Füllen Sie die restlichen Felder in den Infoboxregistern sowie im Inforegister Allgemein nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
• Klicken Sie in der Spalte Serviceartikelnr. in ein leeres Feld und anschließend auf das Auswahlfeld.
• Wählen Sie einen oder (mit STRG+LINKSKLICK) mehrere Serviceartikel des Kontaktes aus.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Arbeitskarte.
• Die Arbeitskarte des Serviceartikels wird geöffnet. Die Felder im Inforegister Allgemein wurden automatisch vom System mit den Informationen des Serviceartikels ausgefüllt.
• Optional Füllen Sie die restlichen Felder des Inforegisters Allgemein nach Bedarf aus.
• Navigieren Sie auf der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
• Tragen Sie hier die für den Service benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten ein. Alle wichtigen Informationen zum Ausfüllen der Arbeitskarte finden Sie hier. Ihre Angaben werden automatisch gespeichert.
  • Optional Vervollständigen Sie die Angaben nach Bedarf.
  • Optional Um Kunden Alternativen anzubieten, klicken Sie in die gewünschte Zeile und anschließend in der Menüleiste auf Zeile > Als Alternativ-Position markieren.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot für einen Kontakt angelegt.

Serviceangebot drucken

Nachdem Sie ein Serviceangebot erstellt haben, können Sie dieses drucken und an einen Kunden senden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie das Serviceangebot aus, das Sie drucken möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Drucken....
• Der Druckassistent wird angezeigt.
• Optional Passen Sie die Einstellungen des Inforegisters Optionen nach Bedarf an.
• Klicken Sie auf Drucken, um das Serviceangebot zu drucken.
• Optional Nehmen Sie nach Bedarf weitere Druckereinstellungen vor.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot gedruckt.

Serviceangebot in Serviceauftrag verschieben

In unserer ERP-Lösung können Sie ein Serviceangebot in einen bestehenden Serviceauftrag verschieben. Hierbei werden die Serviceartikelzeilen sowie Servicezeilen des Serviceangebots in den bestehenden Serviceauftrag übertragen. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Serviceangebot in einen Serviceauftrag zu verschieben:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Wählen Sie das Serviceangebot aus, welches Sie in einen bestehenden Serviceauftrag verschieben möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > In Auftrag verschieben.
• Eine Liste aller Serviceaufträge des zugehörigen Debitors wird angezeigt.
• Wählen Sie den Serviceauftrag aus, in den Sie das Serviceangebot verschieben möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
• Ein Dialogfenster zum Archivieren des Angebots wird angezeigt.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja.
• Optional Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja, um den Serviceauftrag zu öffnen.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot in einen bestehenden Serviceauftrag verschoben. Die Serviceartikel- und Servicezeilen des Angebots wurden zu den bestehenden Auftragszeilen im Inforegister Zeilen hinzugefügt. Sie können den Serviceauftrag jetzt gemäß Ihren internen Prozessen weiterverarbeiten. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter Serviceaufträge abwickeln bzw. Servicerechnungen.

Serviceangebot archivieren

Nicht mehr benötigte oder abgeschlossene Serviceangebote können über einen Befehl in der Menüleiste archiviert werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Suchen Sie die Seite Serviceangebote über die Schnellsuche (ALT+Q).
• Öffnen Sie das Serviceangebot, das Sie archivieren möchten.
• Klicken Sie in der Menüleiste auf Aktionen > Funktion > Beleg archivieren. Wenn Ihnen der Menüpunkt nicht angezeigt wird, klicken Sie zuerst auf Weitere Optionen in der Menüleiste.
• Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um das Angebot zu archivieren.
• Bestätigen Sie ein weiteres Dialogfenster mit Ja.

Sie haben erfolgreich ein Serviceangebot archiviert. Sie können archivierte Servicebelege auf der Seite Serviceübersichtsarchiv einsehen. In der Spalte Versionsnr. wird Ihnen die jeweilige Version des Belegs angezeigt. Die Versionsnummer wird hochgezählt, wenn ein archivierter Beleg geändert und nochmals archiviert wird.