Servicerechnungen

In diesem Kapitel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur Erstellung und Verarbeitung von Servicerechnungen. Es ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

Servicerechnung aus Serviceauftrag erstellen
Mehrere Serviceaufträge stapelbuchen
Servicerechnungen an anderen Debitor stellen
Gebuchte Servicerechnungen bearbeiten

Servicerechnung aus Serviceauftrag erstellen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Servicerechnungen erstellen und buchen können, nachdem Sie einen Serviceauftrag abgeschlossen haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Ist ein Serviceauftrag im System längere Zeit offen, können Sie die Preise oder Rabatte der einzelnen Zeilen vor der Buchung aktualisieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Klicken Sie in der geöffneten Arbeitskarte in der Menüleiste des Inforegisters Zeilen auf Zeile > Preis aktualisieren.

Wählen Sie aus, welche Preise oder Rabatte Sie aktualisieren möchten.

Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Die entsprechenden Preise oder Rabatte werden in den Zeilen aktualisiert. Um die Preise und Rabatte mehrerer Zeilen gleichzeitig zu aktualisieren, wählen Sie die gewünschten Zeilen zuvor gemeinsam aus.

Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Wählen Sie den offenen Serviceauftrag aus, den Sie buchen möchten.
Klicken Sie auf das Infoboxregister Lösungsbemerkungen > Bearbeiten.
Tragen Sie hier ein, wie und welche in der Problembemerkung vermerkten Probleme gelöst wurden.
Bestätigen Sie Ihre Angabe mit Schließen.
Navigieren Sie zum Inforegister Zeilen.
Klicken Sie in der Menüleiste des Inforegisters auf Zeile > Arbeitskarte.
Navigieren Sie in der Arbeitskarte zum Inforegister Zeilen.
Passen Sie hier die für den Service tatsächlich benötigten Artikel, Ressourcen, Kosten und/oder Sachkonten an.
Tragen Sie hier ebenfalls das Personal und die Arbeitszeiten ein.
Navigieren Sie zum Inforegister Allgemein.
Klicken Sie auf das Feld Reparaturstatuscode.
Setzen Sie den Reparaturstatuscode auf Erledigt.

Hinweis

Sind die Ersatzteile für den Serviceauftrag nicht vorhanden, setzen Sie den Reparaturstatuscode auf Warten auf Ersatzteil und bestellen Sie zunächst die Ersatzteile.
Weitere Informationen zu Einkaufsbestellungen finden Sie unter Einkaufsbestellungen erstellen.

Tipp

Auf der Seite Reparaturstatus Einrichtung kann das Kontrollkästchen für Servicepauschalen aktiviert werden. Ist es aktiviert, werden die vorher definierten Servicepauschalen beim Setzen des Reparaturstatus auf Erledigt automatisch hinzugefügt oder ggf. neu berechnet. Weitere Informationen zur Einrichtung von Servicepauschalen finden Sie unter Servicepauschalen.

Schließen Sie die Seite Bearbeiten - Arbeitskarte.
Klicken Sie in der Menüleiste des Serviceauftrags auf Start > Buchen.
Ein Dialogfenster mit den Optionen Liefern (Artikel), Liefern (Alle), Rechnung, Liefern und Rechnung und Liefern und Verbrauchen wird geöffnet.
Wählen Sie die passende Option aus (in diesem Beispiel Liefern und Rechnung).
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Hinweis

Serviceaufträge, die mit einem Mietvertrag verknüpft sind, können nur fakturiert werden, wenn der Mietvertrag den Vertragsstatus Geschlossen hat. Weitere Informationen zum Status eines Mietvertrags finden Sie unter Vertragsstatus.

Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Ja, um die erstellte Rechnung zu öffnen.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Drucken/Senden > Drucken....
Optional Passen Sie die Einstellungen im Druckassistenten nach Bedarf an.
Klicken Sie auf Drucken, um die Rechnung zu drucken.
Optional Nehmen Sie weitere Druckereinstellungen vor.

Tipp

Sie können Zeilen mit einem Rabatt von 100 % im gedruckten Beleg ausblenden. Aktivieren Sie hierzu das Feld Zeilen mit 100%-Rabatt ausblenden in der Serviceeinrichtung.

Sie haben erfolgreich einen Serviceauftrag gebucht und die zugehörige Rechnung gedruckt. Sobald ein Serviceauftrag gebucht wurde, wird der Beleg archiviert.

Tipp

Rufen Sie über die Schnellsuche (ALT+Q) die Seite Serviceübersichtsarchiv bzw. Gebuchte Servicerechnungen auf, um sich die archivierten bzw. gebuchten Belege anzeigen zu lassen. In der Belegübersicht wird in der Spalte Versionsnr. die jeweilige Version des Belegs angezeigt. Die Versionsnummer wird hochgezählt, wenn ein archivierter Beleg geändert und nochmals archiviert wird. Wie Sie nachträglich Änderungen an einem gebuchten Beleg vornehmen können, erfahren Sie im Abschnitt Gebuchte Servicerechnungen bearbeiten.

Mehrere Serviceaufträge stapelbuchen

Sie können mithilfe einer Stapelbuchung mehrere abgeschlossene Serviceaufträge auf einmal verarbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis

Um einen Serviceauftrag buchen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Das Infoboxregister Lösungsbemerkungen ist ausgefüllt.

Die erforderlichen Angaben auf der Arbeitskarte sind vollständig und korrekt.

Der Reparaturstatuscode ist Erledigt.

Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Servicerechnung aus Serviceauftrag erstellen.

Suchen Sie die Seite Serviceaufträge über die Schnellsuche (ALT+Q).
Markieren Sie die Serviceaufträge, die Sie buchen möchten, mit der Mehrfachauswahl (STRG+LINKSKLICK).
Klicken Sie in der Menüleiste auf Start > Buchen > Stapelbuchen....
Vervollständigen Sie die Angaben im Inforegister Optionen anhand der nachfolgenden Tabelle:

Feld	Beschreibung
Liefern	Aktivieren Sie den Schieberegler, um die ausgewählten Serviceaufträge nach der Stapelbuchung zu liefern.
Fakturieren	Aktivieren Sie den Schieberegler, um die ausgewählten Serviceaufträge nach der Stapelbuchung zu fakturieren.
Buchungsdatum	Wählen Sie hier das Datum aus, das vom System beim Buchen als Beleg- bzw. Buchungsdatum verwendet werden soll. Das Datum wird nur übernommen, wenn Sie einen oder beide Schieberegler Buchungsdatum ersetzen bzw. Belegdatum ersetzen aktivieren.
Buchungsdatum ersetzen	Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn das im Feld Buchungsdatum angegebene Datum als Buchungsdatum verwendet werden soll.
Belegdatum ersetzen	Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn das im Feld Buchungsdatum angegebene Datum das bisherige Belegdatum ersetzen soll.
Rechnungsrab. berechnen	Aktivieren Sie den Schieberegler, wenn der Rechnungsrabattbetrag vor der Buchung der Serviceaufträge automatisch berechnet werden soll.

Navigieren Sie zum Inforegister Filter: Servicekopf.
Prüfen Sie die Angaben im Feld Nr.
Optional Wählen Sie im Feld Priorität die gewünschte Priorität der zu buchenden Serviceaufträge aus.
Optional Klicken Sie auf + Filter..., um weitere Filterkriterien hinzuzufügen.
Optional Wählen Sie das gewünschte Kriterium aus, z. B. Auftragserfüllungsgrad.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie haben erfolgreich eine Stapelbuchung mehrerer Serviceaufträge vorgenommen und die zugehörigen Servicerechnungen erstellt. Alle Belege, die den gewählten Filterkriterien entsprechen, werden automatisch gebucht und anschließend auf der Seite Serviceübersichtsarchiv archiviert.

Servicerechnungen an anderen Debitor stellen

In unserer ERP-Lösung haben Sie die Möglichkeit, Servicerechnungen an einen Debitor zu stellen, der nicht der Besitzer des Serviceartikels ist. Gehen Sie zum Einrichten wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Serviceartikel über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie den Serviceartikel, für den Servicerechnungen an einen anderen Debitor gestellt werden sollen.
Navigieren Sie zum Inforegister Debitor.
Geben Sie im Feld Servicerechnungen an Debitor den Debitor an, an den die Servicerechnungen für diesen Serviceartikel gestellt werden sollen.

Sie haben erfolgreich für einen Serviceartikel eingestellt, dass Servicerechnungen an einen anderen Debitor als den Besitzer des Serviceartikels gestellt werden.

Gebuchte Servicerechnungen bearbeiten

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie in unserer ERP-Lösung bereits gebuchte Servicerechnungen verwalten und bearbeiten können.

Gebuchte Servicerechnungen abschließen

Sie können gebuchte und bezahlte Servicerechnungen als abgeschlossen markieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Suchen Sie die Seite Gebuchte Servicerechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie die gebuchte Servicerechnung, die Sie als bezahlt und abgeschlossen markieren möchten.
Aktivieren Sie den Schieberegler Abgeschlossen im Inforegister Allgemein.

Tipp

Für eine bessere Übersicht können Sie auf der Seite Gebuchte Servicerechnungen nach bereits bezahlten Rechnungen filtern. Nutzen Sie hierzu die Filterfunktion (ALT+F3) und filtern Sie nach Abgeschlossen > Ja.

Sie haben erfolgreich eine bezahlte Servicerechnung abgeschlossen.

Gebuchte Servicerechnungen korrigieren

Sie können Änderungen an einer bereits gebuchten Servicerechnung vornehmen, indem Sie diese nachträglich korrigieren. Bei diesem Vorgehen wird eine neue Version der gebuchten Servicerechnung erstellt. Gehen Sie wie folgt vor, um eine gebuchte Servicerechnung zu korrigieren:

Hinweis

Beim Korrigieren wird die gebuchte Servicerechnung storniert und eine neue, bearbeitbare Version der Servicerechnung erstellt. Zudem wird automatisch eine gebuchte Servicegutschrift erstellt. Weitere Informationen zu Servicegutschriften finden Sie im Kapitel Servicegutschriften.

Suchen Sie die Seite Gebuchte Servicerechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie die gebuchte Servicerechnung, die Sie korrigieren möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Korrigieren > Korrigieren.
Klicken Sie im Dialogfenster auf Ja, um fortzufahren.

Sie haben erfolgreich eine gebuchte Servicerechnung korrigiert. Es wird eine neue, bearbeitbare Version der Servicerechnung geöffnet. In der stornierten Servicerechnung ändert sich der Wert im Feld Storniert im Inforegister Allgemein in Ja.

Tipp

Klicken Sie in der stornierten Servicerechnung im Feld Storniert auf Ja, um die zugehörige gebuchte Servicegutschrift zu öffnen. Klicken Sie in der Servicegutschrift im Feld Korrektur im Inforegister Allgemein auf Ja, um die zugehörige gebuchte Servicerechnung zu öffnen.

Gebuchte Servicerechnungen stornieren

Sie können eine bereits gebuchte Servicerechnung stornieren und eine Korrekturgutschrift erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Hinweis

Beim Stornieren wird die gebuchte Servicerechnung storniert und automatisch eine Servicegutschrift erstellt und gebucht. Weitere Informationen zu Servicegutschriften finden Sie im Kapitel Servicegutschriften.

Suchen Sie die Seite Gebuchte Servicerechnungen über die Schnellsuche (ALT+Q).
Öffnen Sie die gebuchte Servicerechnung, die Sie stornieren möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Korrigieren > Stornieren.
Klicken Sie im Dialogfenster auf Ja, um fortzufahren.
Optional Klicken Sie im folgenden Dialogfenster auf Ja, wenn Sie die erzeugte Servicegutschrift öffnen möchten.

Sie haben erfolgreich eine gebuchte Servicerechnung storniert und eine Servicegutschrift erstellt und gebucht. In der stornierten Servicerechnung ändert sich der Wert im Feld Storniert im Inforegister Allgemein in Ja.

Tipp